Comme vous le savez peut-être déjà, à partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour tous les indépendants.
Il est primordial de s’y pencher dès maintenant afin d’être en règle d’ici la fin de l’année, et ainsi éviter des sanctions/amendes.
Vous trouverez ci-dessous toutes les explications sous la forme d’une FAQ.
- INTRODUCTION
- Qu’entendons-nous par « facturation électronique » ?
Il s’agit d’une facture émise sous format « UBL/XML » qui est compatible avec le réseau PEPPOL.
Cela signifie que les factures rédigées sur Excel, Word, ou en version papier ne sont plus conformes.
- Le réseau PEPPOL, c’est quoi ?
Il s’agit d’un réseau européen qui a pour objectif de permettre l’envoi et la réception des factures en toute sécurité.
Pour ce faire, chaque indépendant sera dans l’obligation d’ouvrir sa « boite aux lettres » digitale.
Depuis cette boite aux lettres vous aurez l’obligation :
- D’envoyer vos factures de vente à vos clients (appelées factures « OUT »)
- De réceptionner toutes les factures de vos fournisseurs (appelées factures « IN »).
- Comment ouvrir sa « boite aux lettres » sur le réseau PEPPOL ?
Vous avez l’obligation de passer par un logiciel de facturation compatible avec le réseau PEPPOL pour toutes vos factures « OUT ».
Pour vos factures « IN », nous avons la possibilité d’activer une liaison PEPPOL avec notre logiciel comptable Sage Cloud Demat. Cela signifie que toutes vos factures d’achat arriveront directement sur notre plateforme en ligne, donc :
- Il s’agit d’un énorme gain de temps pour vous
- Il devrait y avoir moins de factures manquantes, votre comptabilité sera plus complète
- C’est la fin des factures sous format PDF/papier ?
En principe oui, vous aurez toujours l’obligation d’envoyer vos factures sur le réseau PEPPOL, mais vous pouvez toujours envoyer une copie PDF/papier à vos clients
Et pareil pour vos fournisseurs, vous pouvez toujours leur demander une copie PDF/papier de vos factures notamment si cela facilite la gestion de vos paiements.
- DANS LA PRATIQUE
La première question à se poser est la suivante : Avez-vous déjà un logiciel de facturation ?
Si oui, vous devez vérifier avec votre fournisseur s’il sera compatible avec le réseau PEPPOL. Dans l’affirmative, vous êtes déjà en ordre.
Si non, vous allez devoir passer sur un logiciel de facturation compatible avec le réseau PEPPOL.
- Quel logiciel choisir ?
Il existe actuellement 89 logiciels en Belgique qui sont compatibles avec le réseau PEPPOL. Dans un but de simplification, je vais vous proposer ma sélection préférentielle, en reprenant les fonctionnalités et l’abonnement mensuel HTVA. : Me revenir pour plus d’informations
- Que signifie « installation par un informaticien » ?
L’intervention d’un informaticien peut-être nécessaire, voir même bénéfique. Ce dernier aura la possibilité de vous accompagner dans la création de votre facturation personnalisée (transfert d’une base de données clients par exemple).
J’estime que l’intervention d’un informaticien représentera un coût situé entre 500,00 € et 1.000,00 € HTVA (à confirmer avec votre prestataire en fonction de vos besoins). Cette charge sera fiscalement déductible à 120% (abonnements inclus).
Dans le cas où l’intervention d’un informaticien n’est pas nécessaire, vous pourrez éventuellement avoir l’aide limitée d’un commercial du logiciel choisi.
- Quel informaticien choisir ?
Vous pouvez collaborer avec l’informaticien de votre choix.
Je peux vous renseigner ces prestataires :
- Brainstorming SA https://www.brainstorming.be/fr/contact
- GAP Informatique https://www.gapinformatique.be/fr/
- Wininfo https://www.wininfo.be/
- ESI Informatique https://www.esi-informatique.com/
- QUESTIONS DIVERSES
- Comment activer mon numéro PEPPOL ?
L’activation se fera dans le logiciel de facturation.
Votre numéro PEPPOL sera lié à votre numéro d’entreprise.
- e ne fais jamais de factures à d’autres indépendants/sociétés, dois-je quand même avoir un logiciel de facturation compatible avec le réseau PEPPOL ?
Non, vous n’avez pas l’obligation d’en prendre tant que vous ne facturez pas à un autre indépendant/société.
En revanche, je dois quand même activer votre « boite aux lettres » digitale afin de réceptionner les factures de vos fournisseurs (factures « IN »)
Attention que si vous n’avez même qu’un seul client indépendant/société, vous devez avoir un logiciel.
- Que se passe-t-il si je refuse de prendre un logiciel compatible avec le réseau PEPPOL ?
Pour l’instant, l’administration n’a pas encore communiqué sur les sanctions/amendes.
Légalement, un client peut refuser de payer votre facture car celle-ci sera considérée comme non conforme.
- Mon fournisseur ne m’envoie pas ses factures via PEPPOL, que dois-je faire ?
Vous devez refuser de payer la facture. En cas de contrôle, le contrôleur pourra rejeter la déduction de la facture car elle sera jugée non conforme.
- Puis-je continuer à renvoyer/recevoir mes factures sous format PDF/papier ?
Oui, à partir du moment où la facture est envoyée via le réseau PEPPOL, vous avez tout à fait le droit d’envoyer/recevoir via le format PDF/papier.
- Puis-je corriger une facture si elle a déjà été envoyée sur le réseau PEPPOL ?
Non, une fois la facture envoyée sur le réseau PEPPOL, elle ne pourra plus être corrigée. La seule solution sera d’établir une note de crédit.
En revanche, je vous conseille d’utiliser le système de « brouillon » que propose la plupart des logiciels pour vérifier avec votre client la conformité de la facture, avant de l’envoyer définitivement sur le réseau PEPPOL.
- Dois-je également envoyer les factures à mes clients « particuliers » sur le réseau PEPPOL ?
Non, le logiciel sera en capacité de faire le tri entre vos clients particuliers et indépendant/société.
Vous aurez uniquement la possibilité d’envoyer les factures dont le logiciel aura détecté le numéro PEPPOL de votre client.
L’envoi des factures à vos clients particuliers continuera de se faire par PDF/papier.
- Concernant la réception des factures « IN », peut-elle se faire sur mon logiciel de facturation et dans le logiciel de mon comptable (Sage Cloud Demat) simultanément ?
Non, la réception des factures « IN » ne peut se faire que sur un seul logiciel. Dans l’idéal, je préfére que la réception se fasse sur Sage Cloud Demat.
Mais, il sera probablement possible de transférer les factures d’un logiciel à l’autre (à confirmer).
- Toutes mes factures « IN » seront-elles vraiment transférées automatiquement via le réseau PEPPOL, et donc à mon comptable ?
A partir du moment où votre fournisseur a votre numéro d’entreprise, la facture sera automatiquement transférée.
Il existe des exceptions :
- Souches restaurants, car-wash, sandwicherie,…
- Divers tickets/factures simplifiées ne mentionnant pas votre numéro d’entreprise
- Les avis de paiement des assurances
- Certaines factures INTRACOMMUNATAIRES (le temps que tous les pays Européens se mettent en place)
Vous devez dès lors être vigilants afin que toutes ces factures me soient bien transférées.
- CONCLUSION
Le choix d’un logiciel dépend de plusieurs critères (taille de votre entreprise, secteur d’activité, gestion éventuelle de votre stock, …).
Je suis bien conscient qu’un tel changement d’habitude n’est pas évident dans un premier temps, que tout ceci pourrait paraître insurmontable, mais l’objectif sera de simplifier les échanges, ce qui vous permettra d’économiser beaucoup de temps et d’énergie.
Et je suis persuadé que dans quelques années, on se demandera « mais comment est-ce qu’on faisait avant ? ».
Je reste à votre disposition pour toute question complémentaire.
